1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Psykoterapiapalvelut Ella Lazareva

Mustankivenraitti 7(1krs)

00980 Helsinki

Puh. 0503782461

ella.lazareva18@gmail.com

Tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö:

Ella Lazareva

2. Selosteessa kerromme

3. Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen ne keräämme

Kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot riippuvat siitä, mikä on suhteesi meihin. Käsittelemme hyvin erilaista tietoa ja erilaisiin tarkoituksiin asiakkaistamme kuin mitä käsittelemme esimerkiksi verkkosivuvierailijoista. Alla on jaoteltu tarkemmin käsittelemämme tiedot ja niiden lainmukaisuusperusteet tarkemmin sen mukaan, mistä tietoa etsit.

Tarkempia tietoja oikeuksien käyttämisestä tai henkilötietojen siirroista on näissä osioissa vain, mikäli ne poikkeavat muusta tällä selosteella kerrotusta.

4.Sopimuskumppanit

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat:

Meihin sopimussuhteessa olevan henkilöstön tietojen käsittely perustuu kahdenväliseen sopimukseen meidän ja sopimuskumppanin välillä. Sopimukset voivat olla luonteeltaan yritysten välisiä palveluiden toimitukseen liittyviä sopimuksia.

Henkilötietojen lähteenä on aina sopimuskumppani itse. Myös silloin, kun keräämme tietoja omista järjestelmistämme, ne ovat sopimuskumppaniemme sinne tallentamia ja tuottamia. Emme käytä henkilötietoja muihin kuin tässä

Meihin asiakassuhteessa olevien henkilöiden tietojen käsittely perustuu kotipalveluiden toimittamiseen liittyvään sopimukseen meidän ja asiakkaan välillä. Emme käytä henkilötietoja muihin kuin tässä kerrottuihin tarkoituksiin, emmekä luovuta niitä kenellekään ulkopuolisille

5. Psykoterapiapalveluasiakkaat

Terapiapalveluasiakkaiden tietoja käsitellään perustuen sopimussuhteeseen meidän ja asiakkaan välillä terapiapalveluiden toimittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyyn liittyy myös lakisääteisiä velvoitteita. Näitä velvoitteita asettavat mm. laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, laki potilaan asemasta ja oikeuksista ja sosiaali- ja terveysministeriön asetukset.

Terapiapalveluasiakkaiden osalta joudumme poikkeamaan tässä selosteessa esitetyistä rekisteröityjen oikeuksista useimmiten silloin, kun saamme tietojen poistamispyynnön, mutta meillä on lakisääteinen velvoite säilyttää potilastietoja. Esimerkiksi potilaiden

Asiakkaidemme käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

Terapiapalveluasiakkailla on ajanvarausmahdollisuus ajanvarausjärjestelmällä. Henkilötietojen käsittelystä ajanvarausjärjestelmässä lisää tietoa luvussa 3.6. Ajanvarausjärjestelmä Omaterapia.

Henkilötietojen lähteenä on aina asiakas itse, eikä tietoja kerätä muista lähteistä.

Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain hyvin rajattu henkilömäärä ja näiden tietojen käsittelystä jää järjestelmäämme aina jälki käsittelystä ja sitä suorittaneesta henkilöstä. Tietoja ei käytetä mihinkään toissijaisiin tarkoituksiin, kuten markkinointiin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Käyttämämme tietojärjestelmä on Valviran hyväksymä ja Kanta- sertifoitu potilastietojärjestelmä.

6. Ajanvarausjärjestelmä

Ajanvarauksessa ei käytetä evästeitä eli sivun selaustietoja ei tallenneta.

Ajanvarausjärjestelmä ei ole henkilötietorekisteri eikä käyttäjien tietoja tallenneta järjestelmään. Henkilötietoja käsitellään vain ajanvaraushetken ajan.

Henkilötiedot, joita asiakkaista käsitellään ovat:

Ajanvarausjärjestelmässä käytetään vahvaa tunnistautumista henkilötietojen turvaamiseksi.

Jaamme ajanvarausjärjestelmän tiedot potilastietojärjestelmämme kanssa, joka on Kanta-sertifioitu ja Valviran hyväksymä.

Henkilötietoihin ei pääse ajanvarauksen kautta käsiksi kukaan muu kuin käyttäjä. Ajanvaraukseen tarvittavia henkilötietoja ei käytetä mihinkään toissijaisiin tarkoituksiin, kuten markkinointiin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuusperuste ajanvarausjärjestelmässä Henkilötietoja käsitellään varausten yhteydessä muodostuvien sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi (terapia-aikojen laskutus).

Varattujen ja maksettujen aikojen osalta meille tallentuu myös kirjanpitoaineistoa, jota käsitellään kirjanpitolainsäädäntö ja verottajan ohjeet huomioiden.

7. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää

Rekisteröidyllä on oikeuksia koskien hallussamme olevia henkilötietoja. Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa, toimitusten tilannetiedusteluissa sekä laskutustiedusteluissa, voi olla suoraan yhteydessä asiakaspalveluumme. Laajemmissa tietopyynnöissä voi ottaa yhteyttä tietosuojasta vastaavaan yhteyshenkilöön (yhteystiedot yllä). Laajoja tietopyyntöjä on pääsääntöisesti mahdollista tehdä kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.

Huomioithan, että tietosuoja-asetus on yleislainsäädäntöä, joka tulee noudatettavaksi silloin, kun jokin erityislainsäädäntö ei henkilötietojen käsittelyä koske. Tässä luetellut tietosuoja-asetuksen oikeudet eivät välttämättä ole käytettävissä silloin, jos henkilötietojen käsittelyä määritellään jo muualla erityislainsäädännössä..

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

8. Kuinka kauan säilytämme tiedot

Henkilötietoja säilytetään vain sopimussuhteen ajan ja vuoden sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaki, toisin vaadita.

Tiettyyn tehtävään liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta ja avoimia hakemuksia kuusi kuukautta hakemuksen jättämisestä lukien.

Verkkosivujen kävijäanalytiikkatietoa säilytämme 24 kuukautta.

9. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin

Tietoja ei pääsääntöisesti yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kansainvälisille järjestöille tai EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kaikki poikkeukset näihin on ilmoitettu tämän selosteen kohdissa 1.3.1 – 1.3.6 ole mainittu toisin.

10. Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot

Turvallisuustoimen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus, varmistaa tietojen eheys sekä minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Suojaustoimet perustuvat toiminnasta tehtyyn riskiarvioon ja ne suhteutetaan suojeltavan kohteen ja siihen kohdistuvien riskien hallitsemiseksi. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.

Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla pyritään varmistamaan merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat järjestelmien toiminnan seuranta, varmuuskopioinnit, varahenkilöjärjestelmät ja tiedon oikea arkistointi. Tietojen eheyttä pyritään turvaamaan järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta. Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen käsittelyssä.

Tietojen luottamuksellisuus pyritään varmistamaan organisatorisilla ja teknisillä keinoilla. Organisatorisina keinoina toimivat mm. salassapitosopimukset ja tietojen rajaaminen vain niiden käyttöön, joilla on tarve käsitellä sitä. Henkilöstön ja kumppaneille tarjolla olevat ohjeistukset ja koulutus ovat myös tärkeässä asemassa. Teknisiä keinoja ovat mm. virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, vahva tunnistaminen silloin kun käsitellään arkaluonteisia tietoja, tietoverkon suojaus palomuurein sekä tilojen lukitukset ja valvonta sekä paperiaineiston tuhoaminen asianmukaisesti.

Rekisteröityjen tietoihin ei ole tunnistettu kohdentuvan merkittäviä riskejä. Kehitämme jatkuvasti tietoturvallisuuttamme ja pyrimme kaikessa toiminnassamme luottamuksellisuuteen.

Tietomurroista ja tietosuojapoikkeamista toimitetaan sitä koskeville tahoille aina ilmoitus, jos se aiheuttaa jonkinlaisia riskejä asianosaisille tai heidän oikeuksilleen tai vapauksilleen.

11. Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti. Toivomme kuitenkin, että olet yhteydessä myös meihin ongelmien mahdollisimman nopean korjaamisen varmistamiseksi.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi